При проведении общего собрания участников ООО следует придерживаться порядка, установленному уставом и внутренними документами ООО, а также положениями Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
Если иной порядок не установлен, то рекомендуется следовать следующему:
№ 1. Зарегистрируйте участников и их представителей:
- подготовьте листы регистрации участников и назначьте лицо, которое будет устанавливать личности прибывших участников (их представителей);
- сверьте личность прибывших участников (их представителей) с данными, содержащимися в листах регистрации (журнале регистрации), а также проверьте документы, на основании которых они участвуют в собрании;
- предоставьте участнику (представителю) лист (журнал) регистрации для проставления подписи. Это важно, поскольку этим они подтверждают свое присутствие на собрании, что исключает риск оспаривания решений собрания при неверном уведомлении;
- если участник (представитель участника) не прошел регистрацию на собрании, он не может принимать участие в голосовании;
- ответственность за регистрацию лежит на лице, созвавшем собрание.
№ 2. Откройте собрание, выберете председательствующего и организуйте ведение протокола. Если участники предлагают включить дополнительные вопросы в повестку дня, то такие предложения подлежат удовлетворению только если на собрании присутствуют все участники ООО.
№ 3. Проведите голосование по вопросам повестки дня:
- председательствующий выносит на обсуждение общего собрания вопросы повестки дня, участники и другие присутствующие лица их обсуждают, а затем проводится открытое голосование по каждому вопросу повестки дня, если иной порядок голосования не предусмотрен уставом ООО;
- примите отдельное решение по каждому вопросу повестки дня. Решение принято, если за него отдано количество голосов, необходимое в соответствии с п. 8 ст. 37 Закона об ООО или уставом;
- огласите результаты голосования (делать это не обязательно, но рекомендуется для исключения споров о том, какие решения приняты на собрании).
№ 4. Объявите о закрытии собрания.
№ 5. Составьте протокол общего собрания участников ООО и подпишите его у председательствующего на заседании и секретаря заседания:
- в нем должны быть указаны сведения, предусмотренные п. 4 ст. 181.2 ГК РФ;
- факт принятия решения на заседании, а также состав участников, присутствующих при его принятии, необходимо подтвердить. По общему правилу сделать это нужно путем нотариального удостоверения. В уставе ООО либо в единогласном решении общего собрания может быть предусмотрен иной способ подтверждения, например: подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону. Учтите, что решение общего собрания, которым устанавливается альтернативный способ подтверждения, должно быть нотариально удостоверено.
№ 6. В течение 10 дней после составления протокола направьте его копию всем участникам ООО заказными письмами или иным способом, предусмотренным уставом. За нарушение этой обязанности предусмотрена административная ответственность в виде штрафа (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
